Всем привет, с Вами как всегда Ольга, возможно Вам будет необходима информация для хранения продуктов и различных вещей и расскажу Вам о Правила приёмки товаров в общепите. Может быть какие-то детали могут отличаться, как это было именно с Вами. Внимание, всегда читайте инструкции тех вещей, что покупаете для уборки в доме или химии, которая помогает их хранить. Отвечаю на самые простые вопросы. Пишите свои вопросы/пожелания и секреты в комменты, совместными усилиями улучшим и дополним качество предоставляемого материала.
Как внести данные о поступивших товарах в систему автоматизации
Рассмотрим, как внести данные о поступивших товарах в систему Quick Resto:
1. Зайдите в раздел Склад → Приходные накладные.
2. Создайте новый документ «Приходная накладная».
3. Укажите дату получения товара.
Если кладовщик не успел внести товары в систему сразу после приёмки, их можно оприходовать задним числом. После этого Quick Resto автоматически пересчитает все продажи, остатки на складе и выведет актуальные значения на нужную дату.
4. Выберите поставщика или добавьте нового.
5. В самой накладной выберите из списка или введите новый товар, укажите его стоимость за одну единицу и количество.
Общую сумму по каждому товару и сумму всей поставки система рассчитает сама. И наоборот: если поставщик в накладной указал только количество товара и общую сумму — в этом случае Quick Resto рассчитает стоимость одной единицы товара.
6. Укажите стоимость доставки в накладной. Quick Resto позволяет сразу отражать расходы на доставку и не создавать отдельные документы по ним. Стоимость доставки можно указать как расходную статью в финансовом модуле, но тогда она не будет относиться к конкретной поставке.
7. Сохраните приходную накладную.
Узнайте, как автоматизировать приёмку товаров на склад. Запишитесь на бесплатную консультацию:
Заносите все поступающие товары в Quick Resto сразу после приёмки.
Так в любой момент вы будете видеть актуальные остатки товаров на складе.
Также Quick Resto следит за количеством товаров на складе и отправит письмо вам на почту, когда тот или иной продукт заканчивается.
Смотрите подробную видеоинструкцию, как завести продукты и приходную накладную в Quick Resto:
Процедура приёмки товара в 6 шагов
Вы можете настроить процесс приёмки так, как вам удобно.
Рассмотрим, что важно учесть при поступлении товара и как лучше организовать этот процесс по шагам:
Шаг 1. Проверка документов и их соответствие договору.
Кладовщик должен изучить документы поставщика, которые прибыли вместе с товаром, и проверить:
Совпадают ли наименование, количество, цена товаров в сопроводительных документах и договоре.
Правильно ли указаны все реквизиты заведения в документах, в том числе: название ООО или фамилия, имя, отчество ИП; адрес; ИНН; дата поставки.
Про список документов, которые должны быть при поступлении товара, читайте дальше.
Шаг 2. Проверка количества и качества товаров, их соответствие документам.
В зависимости от вида товара и его упаковки кладовщик должен:
Проверить целостность и состояние упаковки, тары.
Проверить маркировку товаров и тары — в частности, наименование товара, срок годности, вес.
Пересчитать количество прибывших позиций (количество тары или упаковок).
Выборочно вскрыть тару или упаковку, чтобы проверить количество и качество товара (его внешний вид, цвет, состояние).
Проверить, соблюдён ли температурный режим транспортировки товара. Для этого изучить показания температурных регистраторов (приборов, которые измеряют температуру).
Пересчитать или взвесить товар.
Сравнить фактическое количество товаров с тем, что указано в документах.
Шаг 3. Составление акта о расхождении количества и качества товаров.
Если кладовщик обнаружил, что фактическое количество товаров расходится с сопроводительными документами, он должен пересчитать товар ещё раз.
Когда расхождение подтвердилось, кладовщик должен составить акт. Этот же акт составляется, если обнаружен некачественный товар.
Унифицированные формы актов — ТОРГ-2 для российских товаров и ТОРГ-3 для импортных товаров . Они предусмотрены, если товар принимает комиссия.
Более простой по форме акт о расхождении количества и качества товаров . Он подходит, когда товар принимает один сотрудник.
Акт надо оформить и подписать в двух экземплярах (как минимум) — один для вас, второй — для поставщика.
Если на этой почве возник конфликт с грузчиками или водителем поставщика, кладовщик может сфотографировать позиции, по которым есть претензии.
А ещё лучше записывать приёмку товара на видео. Это поможет, когда будете решать вопрос с поставщиком.
Шаг 4. Подтверждение приёмки товаров.
Если при приёмке кладовщик не выявил расхождений по количеству и качеству товаров, он подписывает сопроводительные документы и ставит на них печать (при её наличии у заведения). Если печати нет, нужна доверенность (про неё мы говорили выше).
Если при приёмке выявлено расхождение, то в сопроводительных документах поставщика (товарных накладных) надо вручную зачеркнуть неверное количество товара и подписать его фактическое количество, которое принимает кладовщик. Эти исправления заверяются подписями кладовщика и представителя поставщика.
Шаг 5. Внесение данных о товарах в программу.
После этого кладовщик должен внести данные о поступивших товарах в программу — создать приходную накладную (подробнее об этом расскажем дальше).
Шаг 6. Размещение товара в места, которые предусмотрены для их хранения.
| Рекомендация. Сделайте чек-лист для сотрудников и повесьте его там, где происходит приёмка товара. Это поможем сотрудникам принимать товар быстрее и без ошибок. |
Мы подготовили образец чек-листа по приёмке товара . Сохраните его копию и адаптируйте под себя.
Список документов при приёмке товара
Вместе с товарами поставщик должен привезти сопроводительные документы — бухгалтерские (на передачу товаров) и документы на продукты.
Бухгалтерские документы на передачу товаров:
Товарная накладная — основной документ для приёмки. В нём описаны названия товаров, их количество и цены, реквизиты заведения и поставщика.
Счёт-фактура — её выставляют поставщики, которые работают с НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счёт-фактуру, может использоваться вместо них.
Товарно-транспортная накладная — нужна, если товар доставили на автомобиле. Помимо информации о товаре, в ней описаны маршрут и состав транспортных услуг.
| Накладные или УПД подтверждают, что поставщик передал вам товары, а вы их приняли. Этот факт удостоверяют подписи на накладной или УПД — со стороны поставщика и ответственного за приёмку сотрудника заведения. |
Документы на продукты:
Мясо должно иметь ветеринарное свидетельство либо клеймо.
Рыба — только ветеринарное свидетельство.
Свежие фрукты и овощи должны быть с этикеткой.
Молочные продукты и яйца — со штампом, этикеткой и ветеринарным свидетельством.
ГОСТ и сертификат качества — на макароны, крупы, другие продукты.
Ветеринарные свидетельства приходят в электронном виде в программе «Меркурий».
Рассказываем, как упростить приёмку продуктов на склад, какие документы требовать у поставщика и как легко узнать, если продавец повысил цены, но не предупредил вас.
При занесении накладной Quick Resto сигнализирует о повышении или понижении стоимости товара. Система выделяет цену товара в накладной цветом. Красный цвет означает, что стоимость товара увеличилась по сравнению с предыдущим приходом, зелёный — стоимость уменьшилась.
Чтобы избежать распространения и возникновения массовых инфекционных заболеваний, пищевые продукты и сырьё необходимо перевозить специально выделенным чистым транспортом, у которого имеется санитарный паспорт.
Кузов автомобильного транспорта должен быть оборудован стеллажами и обит внутри материалом, который с лёгкостью поддаётся санитарной обработке.
Лица, которые сопровождают пищевые продукты в путях следования и осуществляют выгрузку/погрузку, должны быть одеты в санитарную одежду (перчатки, халат и др.), должны иметь при себе санитарную книжку с результатами лабораторных исследований, отметками о прохождении медосмотров и прохождении аттестации и гигиенической подготовки.
Особо скоропортящиеся и скоропортящиеся продукты необходимо перевозить в изотермическом транспорте, который обеспечивает сохранение уровня температурных режимов перевозки.
Число скоропортящихся продуктов, которые перевозятся, должно быть не больше вместимости холодильника предприятия.
Кондитерские и кулинарные изделия нужно перевозить в специальном транспорте в чистой таре с маркировкой.
Транспортную тару необходимо маркировать согласно технической и нормативной документации, которая выполнена по каждому отдельно взятому виду продукции.
Перевозка пищевых продуктов вместе с остро пахнущими, токсичными и опасными веществами ЗАПРЕЩЕНО.
Готовая продукция и продовольственное сырье во время перевозки не должны взаимодействовать друг с другом.
Нельзя применять специализированный транспорт в других целях.
Чтобы избежать возникновение и избежание заболеваний инфекционных и других массовых отравлений/заболеваний в организации питания, нельзя принимать:
- субпродукты и мясо разных видов с/х животных при отсутствии ветеринарного свидетельства и клейма;
- пищевые продукты и продовольственное сырье при отсутствии документов, которые подтверждают их безопасность и качество;
- яйца с грязной скорлупой, «бой», «тек», гусиные и утиные яйца и т.д.;
- рыбу, с/х птицу, раков при отсутствии ветеринарного свидетельства;
- птицу непотрошеную (за исключением дичи);
- муку, крупу, сухофрукты и др. продукты, которые заражены амбарными вредителями;
- консервы бомбажные, при наличии нарушения герметичности банок, ржавые банки, «хлопуши», банки с деформациями, а также без этикеток;
- несъедобные грибы, съедобные некультивируемые, мятые и червивые;
- фрукты и овощи с плесенью и гнилью;
- пищевые продукты, у которых истекли сроки годности, а также имеются признаки недоброкачественности;
- дома приготовленные продукты.
Их нужно хранить в таре изготовителя (ящики, бочки, бидоны, фляги, т.д.), можно перекладывать в чистую тару с маркировкой согласно виду продукта.
Продукты желательно хранить в соответствии с принятой классификацией исходя из видов: сухие (сахар, мука, макароны, крупа и т.д.); хлеб; рыба и мясо; гастрономические, молочно-жировые; фрукты и овощи.
Готовые продукты и сырье хранят в отдельных холодильниках. В маленьких организациях, у которых в наличии имеется один холодильник, и в камере суточного запаса продукции возможно их совместное хранение на короткое время при соблюдении условий товарного соседства (на отдельных стеллажах и полках).
В дверцах шкафов для хлеба должны быть отверстия для вентиляции. Когда проводится уборка шкафов крошки нужно смести с полок с помощью специальных щёток не меньше, чем один раз в неделю и тщательно протереть полки с помощью 1%-ного раствора уксусной кислоты.
Корнеплоды и картофель нужно хранить в тёмном и сухом помещении; капуста должна храниться на отдельных стеллажах; соленые, квашеные овощи нужно хранить в бочках в случае температуры не более, чем +10°С. Зелень и плоды нужно хранить в ящиках в прохладном месте в случае уровне температуры не больше, чем +12°С.
Замороженные плоды, овощи, ягоды нужно хранить в таре поставщика внутри холодильников с низкими температурами.
Ярлык маркировки каждого тарного места должен иметь указание срока годности данного вида продукции и его необходимо сохранять до полного использования.
Бывает, что предприятие сталкивается с внезапной проверкой, да и плановая может возникнуть неожиданно, если не посмотреть, в начале года, в план контрольно-надзорных мероприятий на сайте прокуратуры.
Итак, при появлении проверяющего надо ознакомиться/снять копию с распоряжения (приказа) руководителя проверяющего органа.
С приказом или распоряжением должен быть ознакомлен руководитель, законный представитель юридического лица (более подробно в следующих статьях).
В случае если он болеет или выехал в командировку — проверка не может начаться.
• СНЯТЬ КОПИЮ с распоряжения (приказа) руководителя проверяющего органа.
• СВЕРИТЬ ДАННЫЕ с удостоверением проверяющего. ФИО, должность лица уполномоченного на проведение проверки.
• УЗНАТЬ ЦЕЛИ, задачи, предмет, правовые основания и срок проведения проверки.
• Перечень АДМИНИСТРАТИВНЫХ РЕГЛАМЕНТОВ проведения мероприятий по контролю.
Продолжаем тему о проверках. Предоставляемая информация.
Если запрашивают документы или проводят мероприятия, не касающиеся предмета проверки, то можно не предоставлять и оспаривать результаты проверки.
В ходе документарной проверки проверяющим предоставляются только документы, никаких проб, образцов и т.п.
Переписку с контрагентами, внутреннюю переписку, служебные записки предприниматели предоставлять не обязаны.
• НЕ ОСТАВЛЯТЬ НАЕДИНЕ сотрудников с проверяющими. Директор имеет право присутствовать при проверке, а значит, и при опросах сотрудников.
• ОТВЕЧАТЬ «ДА» ИЛИ «НЕТ» При малейшем сомнении в безобидности вопроса стоит ответить, что точной информацией располагает директор.
• ИСПОЛЬЗУЙТЕ ДИКТОФОН по ситуации, общение с проверяющим можно записать на диктофон.
• ПРИГЛАСИТЕ ЮРИСТА можно «прикрепить» к проверяющему юриста. Часто информацию для назначения наказания проверяющие получают из объяснений неосторожных сотрудников.
Кондитерские и кулинарные изделия нужно перевозить в специальном транспорте в чистой таре с маркировкой.
Прием товаров на складе покупателя осуществляется материально ответственным лицом на основании сопроводительных документов.
Если товар доставлен поставщиком в таре на склад покупателя, кроме проверки веса брутто и количества мест, возможны вскрытие тары и проверка массы нетто, а также количества товарных единиц в каждом месте. Обычно приемка поступившего в исправной таре товара по качеству, весу нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится, как правило, на складе конечного покупателя..
Приемка товара по количеству и качеству осуществляется согласно транспортным и сопроводительным документам (техническому паспорту, сертификату, счету-фактуре, спецификации, описи, упаковочным ярлыкам и др.) поставщика. При отсутствии данных документов или некоторых из них составляется акт о фактических количестве и качестве продукции с указанием недостающих документов.
Кроме того, возможна выборочная проверка количества товара с распространением ее результатов на всю партию, в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, иными обязательными правилами или договором.
Качество товара определяется по техническим условиям, сертификату, стандартам, образцам, каталогом проспектом продавца.
При приемке продовольственных товаров их качество подтверждается сертификатом качества, выданным компетентной государственной организацией, ветеринарным сертификатом, а также санитарным сертификатом, выдаваемым на каждую партию товара.
В общественном питании проверке качества товаров уделяется особое внимание, так как от этого во многом зависит успех работы предприятия.
Реализуемые пищевые продукты, продовольственное сырье должны сопровождаться соответствующим документом предприятия-изготовителя, подтверждающим качество и безопасность продукции для здоровья человека, со ссылкой на дату и номер разрешения (гигиенического сертификата), выданного учреждениями Госсанэпидемслужбы. Документы на импортную продукцию должны содержать отметку учреждений Государственного санитарно-эпидемиологического надзора РФ о прохождении гигиенической оценки пищевого продукта в установленном порядке. Реализация продуктов питания и продовольственного сырья без наличия указанных документов, подтверждающих их качество и безопасность, запрещается.
Количество принимаемых скоропортящихся и особо скоропортящихся продуктов должно определяться объемом работающего холодильного оборудования (для хранения данного вида продуктов), имеющегося на предприятии. Тара и упаковка пищевых продуктов должны быть прочными, чистыми, сухими, без постороннего запаха и нарушения целостности.
При приемке продовольственных товаров учитывается следующее:
• мясо принимается только при наличии ветеринарного клейма и документа, свидетельствующего об осмотре и заключении ветнадзора;
• птица принимается только в потрошеном виде, за исключением дичи;
• запрещается прием яйца без наличия ветеринарного свидетельства на каждую партию яиц о благополучии птицехозяйства по сальмонеллезу и другим зоонозным инфекциям, а также яйца водоплавающей птицы (утиные, гусиные); куриные яйца, бывшие в инкубаторе (миражные), яйца с трещинами (бой), с нарушением целостности оболочки (тек), загрязненные куриные яйца, а также меланж;
• молочные продукты должны приниматься в чистой таре и ненарушенной упаковке;
• рыба охлажденная, рыба горячего копчения, кулинарные изделия, полуфабрикаты из рыбы поступают сразу для реализации, хранение на складе этой продукции запрещено;
• запрещается прием безалкогольных и слабоалкогольных напитков с истекшим сроком реализации, а также напитков в бутылках без этикетки (вроде бутылок с соответствующими обозначениями), с укупоркой, осадками и другими дефектами;
• хлеб и хлебобулочные изделия должны приниматься с проверкой качества продукции по органолептическим показателям, масса каждого вида хлебной продукции должна соответствовать стандартам и техническим условиям.
Если количество и качество товара соответствует указанным в товаросопроводительных документах, то на документы (накладная, товарно-транспортная накладная и т.д.) накладывается прямоугольный штамп предприятия (можно использовать угловой штамп), что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах.
Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствие качества, маркировки поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, эталону, договору или данным, указанным в сопроводительных документах, то дальнейшая приемка товара приостанавливается.
О выявленной недостаче и нарушении качества продукции составляется акт, являющийся юридическим документом для выставления претензий поставщику, при этом в сопроводительных документах производится запись об актировании. Акт составляется в пяти экземплярах и только на те товары, по которым обнаружены расхождения.
Если в процессе приемки будут обнаружены недостача товара, несоответствие качества, маркировки поступивших товаров, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, эталону, договору или данным, указанным в сопроводительных документах, то дальнейшая приемка товара приостанавливается.
Учет отрезных продуктов
Работа с отрезными продуктами (например, хамон, колбасы и т. д.) похожа на работу с сыпучими продуктами. Необходимо выделить отдельные зоны для хранения остатков и целых продуктов. Организовать весовые комплексы и отбор дробных частей только из зоны хранения остатков.
Овощи и фрукты
Холод подходит не всем свежим овощам и фруктам. Яблоки, картофель, лук, груши, свеклу лучше хранить в прохладных (от 0 до +17 градусов), сухих помещениях. Тогда они останутся свежими 3-12 месяцев. Другие овощи и фрукты портятся быстрее.
Мясо и рыба
Здесь нужны отдельные холодильные камеры с гигиеническим покрытием. Свежие мясо и рыба хранятся всего 6-72 часа при температуре от 0 до +6 градусов.
Для свежих и замороженных мясных и рыбных продуктов нужен разный температурный режим. Поэтому их не хранят вместе. А рыбу, как свежую, так и мороженную, всегда нужно хранить в отдельном контейнере подальше от других продуктов.
Если есть необходимость контролировать нарушение температурного режима хранения продуктов на складе, для этого можно использовать специальные метки, которые меняют цвет при размораживании мяса или рыбы.
Специи и продукты с резким запахом
Продукты, имеющие сильный специфический запах, хранят отдельно от остальных товаров. Специи, сушеные грибы, травы и рыбу никогда не размещайте рядом с молочными продуктами, чаем, кофе или яйцами — эти продукты поглощают запахи. Хранить пряности и приправы нужно в упаковке, защищающей от влаги, света, запахов и окисления.
Также может быть организована система вентиляции с избыточным давлением.
При справочном или при учете остатка в целом по складу кладовщик будет вынужден сам искать продукты с нужным сроком годности, система сможет показать лишь с какой датой производства их нужно найти. Кладовой сможет проконтролировать правильность отбора продукции только в том случае, если в ШК внесена информация о сроке годности.
Нормативно-правовое регулирование приемки товаров на склад
Долгое время в нашей стране приемка осуществлялась на основании двух Инструкций Госарбитража СССР № П–6 и № П–7, принятых еще в середине шестидесятых годов 20 века. Многие компании в своей деятельности до сих пор руководствуются этими нормативно-правовыми актами, хотя их обязательное применение отменено. Таким образом, если стороны не сослались в договоре на упомянутые инструкции или не зафиксировали условия приемки продукции в договоре, все вопросы по обнаруженным расхождениям либо не разрешаются вообще, либо решаются на основе личной договоренности представителей компаний
Организация приемки товаров на склад
Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставлены на склад.
Обобщенный перечень процедур по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:
въезд транспортного средства на территорию склада;
контроль наличия товаросопроводительной документации;
определение ворот разгрузки;
подача транспортного средства к рампе под разгрузку;
подъезд транспортного средства к месту разгрузки;
внешний осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;
открывание дверей транспортного средства;
подача необходимого подъемно-транспортного средства;
визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);
подача необходимой тары и укладка в тару (при необходимости);
взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;
приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;
сверка и оформление сопроводительных документов;
оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;
передача необходимых документов поставщику и подтверждение получения груза в базе данных;
транспортировка груза в зону приемки для осуществления окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение
Предварительная приемка — проверка количества и внешнего вида упаковки поступившего товара
Зачастую, так называемая первичная приемка, которая заключается в пересчете грузовых мест и осмотре внешнего вида упаковки, производится одновременно с разгрузкой товаров. После завершения разгрузки, кладовщик, ответственный за приемку, в большинстве случаев уже обладает достаточной информацией для оформления товаросопроводительных документов.
Приемка возвратов от клиентов, как правило, осуществляется по алгоритму, аналогичному приемке. Отличие заключается в том, что оприходование и размещение товара на складе рекомендуется проводить только после проведения идентификации товара Специалистом по браку. После приемки такого товара проводится один из видов его обработки:
Доработка — в случае возможного исправления нарушения качества товара может быть произведен его ремонт, переупаковка, перефасовка и т.п. в зависимости от вида товара
Возврат поставщику или замена поставщиком
План поставок
Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Имея данные о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад. А зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки), можно обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно и поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75–80% от предельной мощности склада по приемке.
Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой может иметь место по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, и ресурсы склада будут использоваться более эффективно.
Реализация планирования может быть осуществлена как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).
Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на рисунках 1 и 2.
На первом этапе в таблицу вносятся данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумма объема поставок на склад сравнивается с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дата размещения заказа у поставщика перемещается таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможности склада, и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.
Рис. 1 Первоначальный вариант графика поставок
Рис.2. Скорректированный график поставки
определение ворот разгрузки;
Давайте будем совместно делать уникальный материал еще лучше, и после его прочтения, просим Вас сделать репост в удобную для Вас соц. сеть.